MANAJEMEN: Manajemen Reuni yang Baik dan Memuaskan
MENGADAKAN reuni tergolong salah satu kegiatan manajemen yang memerlukan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan yang baik. Pengalaman menunjukkan bahwa mengadakan reuni seringkali tidak memuaskan para alumni.
Bagaimana seharusnya?
Menyelenggarakan reuni alumni yang baik memang banyak persyaratannya. Antara lain:
1.Harus didukung SDM yang benar-benar mau dan bisa bekerja
2.Database alumni yang lengkap dan uptodate
3.Cara menghubungi alumni yang efektif dan efisien
4.Cara promosi yang benar
5.Lokasi yang strategis
6Waktu yang tepat
7.Konfigurasi tempat duduk yang relevan
8.Tanda pengenal alumni angkatan tertentu
9.Jadwal yang permanen
10.Konsumsi yang memadai
11.Acara yang menarik
1.Harus didukung SDM yang benar-benar mau dan bisa bekerja
Harus didukung paniitia yang benar-benar aktif, mau bekerja, bisa bekerja dan disiplin. Ini tantangan pertama. Tidak mudah mencari panitia seperti itu.
Solusi:
Oleh karena itu tiap jabatan harus ada wakilnya. Mereka harus ditunjuk oleh alumni sendiri. Tidak ditunjuk oleh dosen atau guru.
2.Database alumni yang lengkap dan uptodate
Database alumni lengkap mungkin bisa didapatkan. namun, mencari data yang uptodate mungkin sulit. Sebab, banyak terjadi perubahan data. Alumni pindah alamat, ganti nomor telepon/HP/email atau mungkin sudah meninggal.
Solusi:
Data harus dikonfirmasi dulu melalui surat, telepon, HP, email, dll.
3. Cara menghubungi alumni yang efektif dan efisien
Butuh biaya besar jika harus memasang iklan di TV maupun media cetak (koran,dll).
Juga butuh biaya besar jika melalui surat satu ppersatu alumni.
Solusi
Bisa melalui SMS berantai, email berantai, Facebook berantari, Twitter berantai, telepon berantai. Selalu diakhiri dengan kalimat: “Tolong sebar luaskan informasi ini ke alumni lainnya. Untuk konfirmasi hubungi HP: xxxxxxxxxx.
4.Cara promosi yang benar
Untuk mengumumkan hari,tanggal,waktu,biaya,tempat,dll. memang butuh biaya besar.
Solusi
Sama dengan nomor 3 di atas. Bisa melalui SMS berantai, email berantai, Facebook berantari, Twitter berantai, telepon berantai. Selalu diakhiri dengan kalimat: “Tolong sebar luaskan informasi ini ke alumni lainnya. Untuk konfirmasi hubungi HP: xxxxxxxxxx.
5.Lokasi yang strategis
Panitiia seringkali memilih lokasi berdasarkan seleranya sendiri. Tidak memperhitungkan alumni yang tidak mempunyai mobil pribadi. Apalagi kalau tempatnya tidak ada tempat parkir, fasilitas kurang memadai, dll.
Solusi
Lokasi harus strategis. Di tengah kota. Mudah dijangkau kendaraan umum. kalau bisa dekat terminal bus atau angkot. Lokasi sudah dikenal.
6.Waktu yang tepat
Menyelenggarakan reuni malam hari tidaklah tepat (tidak memahami psikologi waktu), walaupun itu malam Minggu atau malam hari libur. Juga tidak tepat kalau ada acara menginap.
Solusi
Reuni sebaiknya pada hari Minggu atau hari libur kantor atau hari liibur nasional tetapi bukan hari raya nasional. Waktunya juga siang hari sehinggga siang hari bisa dimanfaatkan uuntuk makan siang bersama.
7.Konfigurasi tempat duduk yang relevan
Hampir semua panitia lalai soal yang satu ini. Banyakk alumni kesulitan untuk mencari teman satu anngkatannya, apalagi kalau sudah berpiisah belasan atau puluhan tahun. Psikologi tempat terabaikan dan tidak diperhitungkan.
Solusi
Seharusnya, tiap kursi atau meja atau area tertentu terdapat petunjuk tulisan. Misalnya : “Alumni Tahun Masuk…dst”. Atau “ Alumni Tahun Masuk…s/d Tahun Masuk…dst”.
8.Tanda pengenal alumni angkatan tertentu
Kesalahan lain yaitu, banyak panitia reuni tidak membuat tahun pengenal. Andaikan ada tanda pengenal juga salah pengertian tentang kata alumni. Seharusnya alumni berdasarkan “Tahun Masuk” dan bukan “Tahun Keluar/Lulus” Jangan lupa, pengertian alumni adalah “lulusan” dan atau “eks-pelajar/mahasiswa”.
Solusi
Dibuat tanda pengenal alumni dengan tahun atau angka yang cukup besar. Misalnya “Tahun Masuk 1973”, dst. Kenapa harus Tahun Masuk? Sebab, walaupun tahun masuknya sama, bisa saja Tahun Keluar/Lulusnya berbeda.Bisa menggunakan Name Tag Card atau yang model digantung di leher. Tidak sulit dan tidak mahal. Bisa diibuat sendiri.
9.Jadwal yang permanen
Jadwal kadang-kadang berubah karena adanya campur tangan di luar panitia. Misalnya dari guru atau dosen. Atau adanya panitia yang otoriter. Atau karena jumlah target alumni belum tercapai.
Solusi:
Sebaiknya jadwal jangan berubah. Harus ada antisipasi yang kuat tentang jumlah calon alumni yang akan ikut (harus ada konfirmasi terus menerus). Jangan ada perubahan biaya reuni walaupun berubah lebih murah. Jangan ada perubahan tanggal,bulan,tahun maupun waktu. Jangan ada perubahan apapun kecuali ada alasan yang sangat kuat.
10. Konsumsi yang memadai
Seringkali konsumsi ditentukan diputuskan perorangan atau satu dua orang saja. Akibatnya, banyak menuai kritik para alumni.
Solusi
Konsumsi harus dibicarakan di dalam rapat. Apa menunya dan pesan di mana. Kalau dimasak sendiri apakah ada jaminan makanannya enak? Lebih baik pesan di restoran yang sudah terkenal sandar kualitasnya. Kalau di masak sendiri seringkali kurang sesuai. Konsumsi harus sesuai selera mayoritas.
11.Acara yang menarik
Reuni seringkali diisi sambutan dari banyak pihak. Seringkali sambutannya panjang dan membosankan. Tentu, para alumni tidak butuh itu semua. Alumni butuh bertemu dengan teman-teman lamanya dan menambah kenalan baru di luar angkatannya.
Solusi
-Sambutan cukup dari ketua panitia dan ketua pimpinan sekolah/akademi/universitas dan supaya pendek-pendek saja.
-Susunan panitia dan susunan acara harus tertulis dan dibagikan ke seluruh allumni yang hadir.
-Acara harus menarik yang melibatkan semua alumni. Alumni lain angkatan harus bisa saling mengenal.
-Kalau perlu di brosur tertera foto dan nama para panitia termasuk alamat website/blog/email/facebook/twitter,dll.
-Tak ada salahnya para alumnii diwajibkan membawa kartu nama dan pasfoto atau langsung difoto di tempat sesuudah mengisi daftar hadir.
-Panitia juga harus menyiapkan fotografer yang bertugas memfoto semua alumni yang datang mulai alumni yang datang pertamakali hingga terakhir kali.
-Panitia reuni sebaiknya mempunyai website/blog/email/Facebook/Twitter,dll. Semua foto dimuat di website/bloog/Facebook,dll.
-Panitia di akhir acara membuat Buku Daftar Alumni Yang Hadir dan jika sudah jadi diumumkan di website/blog/Facebook,dll. Bisa diperoleh gratis maupun dengan cara membeli.
Semoga reuni Anda bisa memuaskan!
Hariyanto Imadha
Panitia Reuni
Sejak 1971
